Privacyverklaring

Privacyverklaring Valora AI

Wie zijn wij?

Valora AI is een Nederlands AI-consultancybedrijf (eenmanszaak) gericht op het midden- en kleinbedrijf. Valora AI, gevestigd te Laan van Meerdervoort 84-20, 2517 AP Den Haag, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97593419, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken mogelijk de volgende categorieën van persoonsgegevens van (potentiële) klanten en nieuwsbriefabonnees:

  • Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie/titel.

  • Bedrijfsgegevens: naam en adres van het bedrijf waar u werkzaam bent (voor zover deze gegevens naar u persoonlijk herleidbaar zijn).

  • Communicatiegegevens: informatie die u aan ons verstrekt bij het afnemen van een dienst of het stellen van vragen (bijvoorbeeld voorkeuren, ingevulde vragenlijsten of berichten).

  • Gegevens over afgenomen diensten: welke diensten u heeft afgenomen of waaraan u heeft deelgenomen (zoals deelname aan een training of de resultaten van een AI-quickscan).

  • Gebruik- en gedragsgegevens: bijvoorbeeld of u onze nieuwsbrief opent en welke onderdelen u aanklikt, of statistieken over uw gebruik van onze online diensten. Deze gegevens helpen ons om onze informatie en diensten te verbeteren.

Voor welke doelen en op basis van welke grondslagen?

Onze rol als verwerker" "Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer Valora AI als verwerkingsverantwoordelijke optreedt. In situaties waarin wij in opdracht van u persoonsgegevens verwerken die u aan ons verstrekt (bijvoorbeeld voor een data-analyse of AI-optimalisatie), handelen wij als 'verwerker' in de zin van de AVG. In die gevallen zullen wij met u een separate verwerkersovereenkomst sluiten waarin de afspraken over de veilige en vertrouwelijke verwerking van uw data worden vastgelegd, volledig in lijn met uw instructies.:

  • Uitvoering van overeenkomsten: Om de door u gevraagde diensten te leveren en de contractuele afspraken na te komen, hebben we uw contact- en eventueel aanvullende gegevens nodig. Bijvoorbeeld om u te registreren voor een training, analyses voor u uit te voeren of met u te communiceren over de dienstverlening. De rechtsgrond voor deze verwerkingen is de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst die we met u sluiten.

  • Administratie en wettelijke verplichtingen: We verwerken uw gegevens voor onze bedrijfsadministratie, facturatie en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals de fiscale bewaarplicht van factuurgegevens). De rechtsgrond hiervoor is een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld zijn we wettelijk verplicht onze financiële administratie (met daarin facturen en mogelijk uw naam of bedrijfsnaam) 7 jaar te bewaren voor de Belastingdienst.

  • Nieuwsbrief en marketing (met toestemming): Als u zich heeft aangemeld voor onze nieuwsbrief, gebruiken we uw naam en e-mailadres om u de nieuwsbrief te sturen met updates, tips en aanbiedingen. Dit doen we alleen met uw expliciete toestemming, die u op elk moment kunt intrekken. Iedere nieuwsbrief bevat een uitschrijflink. Heeft u een bestaande klantrelatie met ons, dan kunnen wij u incidenteel ook relevante informatie over onze diensten sturen op basis van gerechtvaardigd belang, namelijk ons commercieel belang om onze klanten op de hoogte te houden van ontwikkelingen. In dat geval krijgt u altijd de mogelijkheid om aan te geven dat u dergelijke berichten niet langer wilt ontvangen (recht van bezwaar).

  • Dienstverlening optimaliseren (gerechtvaardigd belang): We analyseren beperkt de gebruik- en gedragsgegevens (zoals nieuwsbriefstatistieken of feedback na een training) om onze diensten en communicatie te verbeteren. De grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang: namelijk het belang om de kwaliteit van onze dienstverlening te evalueren en te verbeteren. We zorgen daarbij dat uw privacyimpact minimaal blijft en deze analyses u niet onevenredig beïnvloeden; waar mogelijk gebruiken we geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens.

Bewaartermijnen

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de genoemde doelen, tenzij we wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren:

  • Klantgegevens: Contact- en contractgegevens bewaren we gedurende de looptijd van de overeenkomst met u en tot maximaal 2 jaar na afloop voor eventuele nazorg of vervolgopdrachten. Dit maakt het makkelijker om u later weer van dienst te zijn en is binnen redelijke verwachtingen.

  • Administratiegegevens: Factuur- en betalingsgegevens met uw persoonsgegevens moeten wij 7 jaar bewaren vanwege de wettelijke fiscale bewaarplicht. Deze gegevens zijn beperkt tot wat noodzakelijk is (bijvoorbeeld op een factuur staan doorgaans uw naam, bedrijfsnaam en contactgegevens).

  • Nieuwsbriefgegevens: Uw e-mailadres en eventuele naam voor de nieuwsbrief bewaren we zolang u de nieuwsbrief ontvangt. Bij uitschrijving verwijderen of anonimiseren we uw gegevens binnen uiterlijk 1 maand.

  • Gebruik/analytische gegevens: Gegevens over gebruik van diensten of nieuwsbrieven bewaren we in geanonimiseerde vorm, of anders in een persoonsgebonden vorm voor hooguit 1 jaar na verzameling. Dit is voldoende om trends te bekijken en verbeteringen door te voeren, zonder uw gegevens onnodig lang te bewaren.

Delen van persoonsgegevens

Wij verkopen uw gegevens niet aan derden. We delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze diensten of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld:

  • Softwareleveranciers of sub-contractors die ons ondersteunen bij de uitvoering van een opdracht (bijv. een externe trainer die in uw bedrijf een workshop geeft, of een cloudservice voor data-analyse). In zulke gevallen zorgen we ervoor dat deze partijen zich contractueel houden aan vertrouwelijkheid en de AVG (we sluiten verwerkersovereenkomsten).

  • E-mail- en IT-dienstverleners die onze nieuwsbrief of website faciliteren. We kiezen bij voorkeur voor leveranciers binnen de Europese Economische Ruimte (EER), zodat uw data onder Europese privacywetgeving valt. Als we toch diensten gebruiken buiten de EER, dan zorgen we voor passende waarborgen zoals standaard contractuele clausules om uw privacy te beschermen, conform de eisen van de AVG.

  • Overheidsinstanties of toezichthouders als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld de Belastingdienst bij controle, of op verzoek van politie/justitie).

Beveiliging

Valora AI neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of ongeoorloofde toegang. Zo houden we onze systemen up-to-date en beveiligd, gebruiken we waar nodig encryptie of wachtwoordbeveiliging, en zorgen we dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot uw gegevens. Hoewel 100% veiligheid niet te garanderen is, streven we ernaar uw gegevens goed te beschermen in lijn met de geldende beveiligingsrichtlijnen.

Uw privacyrechten

U heeft diverse rechten op grond van de AVG met betrekking tot uw persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Inzage en correctie: U kunt kosteloos opvragen welke persoonsgegevens wij van u hebben en deze laten corrigeren als ze onjuist zijn.

  • Verwijdering: U heeft het recht om in bepaalde gevallen uw gegevens te laten wissen (het ‘recht op vergetelheid’), bijvoorbeeld als de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of wanneer u uw toestemming intrekt.

  • Beperking en bezwaar: U mag ons vragen de verwerking van uw gegevens te beperken of er bezwaar tegen maken. Bijvoorbeeld kunt u bezwaar maken tegen gebruik van uw gegevens voor direct marketing; in dat geval zullen we uw gegevens niet langer daarvoor gebruiken.

  • Dataportabiliteit: Voor zover van toepassing heeft u recht op overdracht van uw gegevens. We kunnen op uw verzoek de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare vorm aan u of een door u genoemde derde verstrekken.

  • Intrekken van toestemming: Wanneer een verwerking is gebaseerd op uw toestemming (bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief), kunt u die toestemming op elk gewenst moment intrekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht: eerdere verwerkingen blijven rechtmatig, maar daarna zullen we stoppen met die verwerking.

  • Klacht indienen: Als u vindt dat wij niet zorgvuldig met uw gegevens omgaan, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de Nederlandse toezichthouder op privacy. Natuurlijk waarderen we het als u eerst met ons contact opneemt, zodat we uw klacht kunnen bespreken en oplossen.

Voor de uitoefening van uw rechten of bij vragen over uw privacy kunt u contact met ons opnemen (zie onder).

Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of als u een beroep wilt doen op uw privacyrechten, kunt u contact opnemen met Valora AI. Stuur een e-mail naar info@valora-ai.nl of neem telefonisch contact op via +31620959666. We helpen u graag verder.

Deze privacyverklaring is van toepassing op onze diensten en website. We zullen deze verklaring aanpassen als er wijzigingen zijn in ons verwerkingsbeleid of de relevante wetgeving. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we u op voorhand, bijvoorbeeld via e-mail of melding op onze website.